Что можно подписать онлайн?
Большинство кадровых документов: уведомление о материальной ответственности, согласие на изменение условий трудового договора и еще десятки вариантов. Федеральный закон № 63 от 06.04.2011 уравнивает физическую подпись ручкой на бумаге и электронную подпись, поэтому подписанные онлайн документы полностью законны.
А что — нельзя?
Всего три документа: приказ об увольнении, инструктаж по охране труда и акт о несчастном случае. Подпись в бумажной трудовой книжке также должна быть сделана от руки. Остальные кадровые документы можно подписывать в электронном виде.
Где подписывают документы онлайн?
Для этого есть специальные сервисы. Один из наиболее востребованных и удобных вариантов — «Битрикс24 КЭДО + Госключ». КЭДО — это кадровый электронный документооборот. «Госключ» — мобильное приложение, которое позволяет в электронном виде подписывать с телефона или планшета заявления, договоры и другие юридически значимые документы. В том числе кадровые.
Что это дает бизнесу?
«Битрикс24 КЭДО + Госключ» позволяет отказаться от огромного бумажного архива: все подписанные документы будут храниться в электронном виде, их можно открыть и проверить в любой момент. Электронные документы не горят и не теряются: с переходом на КЭДО можно не переживать о сохранности сотен папок с бумагами, которые могли бы заплесневеть в подвале или просто потеряться при переезде.
Какие еще преимущества?
Экономия ресурсов. Специалисты по персоналу тратят меньше времени на рутинные задачи, руководитель — на подписание множества документов, что особенно важно в компаниях со штатом в сотни человек. Расходы на бумагу и пересылку документов приближаются к нулю. Если сотрудники работают на вахте или удаленном объекте, не придется оплачивать им билеты до головного офиса, чтобы просто подписать заявление на отпуск. Благодаря «Битрикс24 КЭДО + Госключ» сотрудник в офисе может со стационарного компьютера отправить командированному работнику документ на подписание, а он в ту же минуту его подпишет со своего телефона.
Сложно ли разобраться новичку?
Интерфейс сервиса предельно прост и понятен каждому, но на всякий случай предусмотрены текстовые и видеоинструкции. Подключение проходит в пять шагов: подать заявку в «Битрикс24» на подключение к «Госключу», получить одобрение заявки, создать доверенность на имя ответственного за подписание сотрудника, получить API-ключ на «Госуслугах» и добавить его в «Битрикс24».
Сколько это стоит?
Для компаний, у которых подключены тарифы «Профессиональный» или «Энтерпрайз», доступ к Битрикс24 КЭДО будет без доплат. КЭДО входит в пакет вместе с другими бизнес-инструментами: решениями для совместной работы всех сотрудников компании, проектным офисом для управления задачами, CRM для продаж. Важно, что «Битрикс24» не устанавливает лимитов на количество подписаний, здесь не нужно платить за каждый отправленный документ или сам факт доступа к КЭДО. Это заметно снижает расходы бизнеса, особенно при большой текучке кадров. Для сотрудников подписание также бесплатно, для этого достаточно скачать и установить приложение «Госключ».
Читайте также:
версия XXI векаРазбираемся, что изменилось в HR-сфере и как удерживать таланты с помощью технологийТестЧто на самом деле можно подписать онлайн?Выясняем, насколько правдивы мифы об электронном документооборотеКейсЗачем бизнесу единое онлайн-пространствоРеальный пример, почему бизнесу выгодно перенести все процессы на одну онлайн-платформу