Крупному бизнесу хорошо знакомы такие вызовы, как разрывы в коммуникации между сотрудниками, обилие рутинных процессов и сложности с онбордингом. Опыт компании «Урбантех» доказал: эти сложности реально устранить с помощью единого онлайн-пространства для работы

Неэффективные коммуникации между сотрудниками приводят к большим потерям. Команды способны терять почти целый рабочий день — 7,4 часа — каждую неделю из-за преград в общении. В пересчете на потери для бизнеса это соразмерно $12,5 тыс. на сотрудника в год. К таким выводам пришли аналитики The Harris Poll, оценив работу зарубежных компаний. Российский бизнес сталкивается с такими же сложностями.

На примере группы компаний «Урбантех» разбираемся, как единое цифровое пространство «Битрикс24» делает ведение бизнеса удобнее и эффективнее.

Чем занимается «Урбантех»

Группа компаний «Урбантех» создает цифровые решения для транспорта и дорожной инфраструктуры. Компания производит оборудование для фотовидеофиксации и внедряет его в транспортные системы, чтобы повысить уровень безопасности на дорогах.

Согласно подсчетам «Урбантеха», за последние шесть лет технологии этой компании помогли на 40% сократить число погибших в ДТП на дорогах Москвы и Московской области. С 2020 года группа компаний внедряет интеллектуальные транспортные системы в различных регионах России, от Санкт-Петербурга до Дагестана.

Что именно требуется крупному бизнесу

Организовать совместную работу бывает непросто даже в небольших компаниях и стартапах. По-настоящему глобальные размеры проблема приобретает, когда речь идет о крупном бизнесе, состоящем из множества подразделений в разных частях страны.

Пример такой организации — группа компаний «Урбантех». Она объединяет разработчиков и интеграторов цифровых решений для транспортной сферы, а также операторов технологической инфраструктуры на транспорте. В группу входит три больших компании: поставщик решений для безопасности на дорогах «MBC Груп», компания-разработчик «Технологии безопасности дорожного движения» и «Урбантех Канатные дороги», создающая проекты канатных дорог под ключ.

Огромная бизнес-структура нуждается в слаженной работе, которой практически невозможно добиться без единого цифрового пространства. К примеру, серьезная зона риска для каждого большого бизнеса — управление талантами. В марте текущего года Росстат зафиксировал исторический минимум безработицы — 2,7%. Это означает, что специалистов на рынке критически мало, компании борются за них, предоставляя более высокие зарплаты, комфортные условия труда и интересные задачи.

Бизнес не может позволить себе терять ценных сотрудников во время кадрового кризиса, поэтому их необходимо нанимать, обучать и интегрировать в жизнь компании как можно скорее, пока они не успели отдать предпочтение другому работодателю. В результате к большому списку задач крупной компании прибавляются обучение и онбординг сотрудников, а также вовлечение их в корпоративную культуру через участие в активностях.

Решить все эти задачи по отдельности способно множество разных решений. Однако само их количество превращается в дополнительную проблему. Разрозненные сервисы не всегда интегрируются друг с другом, обладают разными, порой несочетающимися интерфейсами и отнимают много рабочего времени на привыкание. Сотрудникам проще работать по старинке, чем изучать и адаптироваться к нескольким платформам сразу. Особенно это касается людей старшего поколения, чей опыт взаимодействия с цифровыми решениями невелик. Для «Урбантеха» решением стал корпоративный портал, работающий в режиме «одного окна». Именно такой портал компании предоставил «Битрикс24».

Много задач — одно пространство

Компания «Урбантех» искала решение, которое интегрировалось бы с привычными для нее системами, обеспечивая доступ ко всей необходимой информации в одном месте. Цель состояла в том, чтобы для управления рабочими задачами сотрудникам требовался лишь доступ к корпоративному порталу.

«Ранее клиент пробовал использовать другие продукты, но сталкивался с ограничениями, — объяснил директор по работе с ключевыми клиентами „Битрикс24“ Александр Воеводин. — Некоторые решения исчезли с российского рынка или не подходили по цене. Другие были ориентированы на управление проектами, но не обеспечивали полноценный корпоративный портал с возможностями для HR-сервисов и обучения. Также отсутствовала адаптация к фирменному стилю компании, что нарушало единый визуальный образ. Некоторые продукты не предоставляли достаточно гибких настроек».

Корпоративный портал от «Битрикс24» полностью соответствовал основным требованиям «Урбантеха». Это коробочное решение позволило создать единое пространство и автоматизировать процессы. В частности, «Урбантех» смог объединить на одной платформе сотрудников нескольких юридических лиц. Интегрированный сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО) позволяет подписывать документы онлайн.

Удалось также оптимизировать процессы адаптации и развития сотрудников. На корпоративном портале «Битрикс24» каждый сотрудник получил личный кабинет, где отображались этапы его онбординга и обучения, а также результаты прохождения курсов и тестов.

Лента новостей сделала ежедневную работу более интересной с точки зрения корпоративной культуры. Сотрудники могут публиковать новости о жизни компании, делиться идеями и чувствовать себя частью единого организма. Появились элементы нематериальной мотивации в виде благодарностей и бонусов, возможность собираться в клубы по интересам, проводить викторины и игры с коллегами.

Функционал портала «Битрикс24», визуализирующий организационную структуру компании в виде схемы, упростил коммуникацию внутри большого коллектива. Это помогает быстро находить сотрудников, ответственных за различные задачи, их руководителей и подчиненных. Без «Битрикс24» поиск нужного человека между разными подразделениями занимал бы значительно больше времени.

Платформа повышенной гибкости

Отличительной особенностью коробочного решения «Битрикс24» стала возможность дорабатывать его в соответствии с потребностями каждого заказчика. Этим функциональным преимуществом воспользовался «Урбантех», важной задачей которого стала кастомизация: от внешнего облика портала в фирменном стиле до возможности отправить подарок клиенту компании в несколько кликов.

Чтобы поддерживать единый корпоративный стиль «Урбантеха», на портале «Битрикс24» создали особый дизайн: интерфейс с фирменным цветом, виджеты для HR-сервисов на главной странице, а также значки-благодарности в виде талисмана компании, которыми сотрудники поощряют друг друга.

«Урбантех» предъявил повышенные требования к защите данных на корпоративном портале. Поэтому для входа сотрудников дополнительно разработали двухфакторную аутентификацию: войти на платформу можно только по внутренней авторизации и одноразовому паролю.

Для работы с лояльностью клиентов в платформу внедрили автоматизированное решение на базе CRM. Теперь сотрудник выбирает в системе компанию-партнера, получает одобрение модератора, вносит данные о конкретном человеке, для которого предназначен подарок. Партнер появляется в «Реестре подарков», задача на отправку презента со всей необходимой информацией тут же уходит ответственному лицу.

На корпоративном портале также создали раздел «Идеи и предложения». Любой сотрудник может расписать в специальной карточке суть идеи, ее ценность для компании и даже затраты на реализацию. Карточка автоматически отправляется в нужный отдел, а автор предложения может отслеживать дальнейшую судьбу своей инициативы благодаря стадиям «На рассмотрении», «Принята», «На реализации» или «Отклонена». Важно, что каждый сотрудник не только видит ход своей идеи, но и может комментировать предложения коллег. Так руководство фиксирует мнение сотрудников касательно различных вопросов. А работники, чьи предложения взяли в реализацию, получают мотивационный бонус.

Сами сотрудники «Урбантеха» могут помочь организации найти новые таланты. Для этого на портале есть функция «Реестр внутренних вакансий». С его помощью сотрудники всегда в курсе открытых вакансий, могут откликнуться сами или рекомендовать знакомых специалистов. Это помогает бизнесу найти новый канал привлечения талантов и быстрее закрывать вакансии.

Результат

«Главное, чего удалось добиться, — создать надежный инструмент, который помогает решать рабочие задачи и которым с удовольствием пользуются сотрудники нашего клиента ежедневно», — рассказал директор по работе с ключевыми клиентами «Битрикс24» Александр Воеводин.

Цифры подтверждают:

  • количество запросов в HR по адаптации сотрудников сократилось на 40%;
  • численность пользователей портала увеличилась на 55% за полгода с момента запуска;
  • вовлечение сотрудников в использование различных сервисов внутри платформы превышает 30%.

«У нас получилось создать единое информационное поле, где любой сотрудник может получить, по сути, все сервисы компании в одном месте, — заявил Станислав Мосалев, заместитель директора по персоналу „МВС Груп“, входящей в состав группы „Урбантех“. — Дальше есть возможность внедрять доработки, развивать отдельные сервисы. Люди уже привыкли к большой новой системе, сотрудники сами просят доступ к порталу, считая его полезным».

Кейс «Урбантеха» доказывает: даже сложный запрос крупного бизнеса с разветвленной сетью внутренних заказчиков и специфическими требованиями отрасли реально решить с помощью одного продуманного решения — такого как единая цифровая платформа от «Битрикс24». Ее гибкость позволит бизнесу в будущем дополнять имеющееся «единое окно», делая его еще более полезным для каждого сотрудника и всей компании в целом.